会社の幹部や国会議員など要職の人物とともに働くこともできる秘書の仕事に憧れている人も多いのではないでしょうか。今回は秘書の募集傾向から求人の探し方、気になるお給料まで秘書の仕事について詳しくご紹介していきます。

また、秘書として活躍するためには望ましい性格についてもご紹介していきますので、自身に当てはまるのかチェックしてみてください。

秘書の仕事とは?

上司が円滑に仕事を進めることができるようサポートを行うのが秘書の仕事です。サポートと一口に言っても、その仕事は非常に多岐に渡ります。取引先企業からの連絡に対して取次を行ったり、上司が出張などで不在の時や会議で手が離せない時は代理で対応を行う場合もあります。

来客があれば案内を行い、時には商談や会食に同行することもあります。会議のための資料作成や出張の際の宿泊施設や旅券の手配、接待のための店の予約など例を挙げるときりがないほど幅広いサポートを行って行く必要があります。

秘書になるには?

秘書職として活躍するには社会人としての経験を積むことが大切で新卒から活躍することは難しくなっています。また、努力を重ねれば入社後秘書職に抜擢されることもあります。

新卒募集は少ない

秘書の採用は経験者を対象に募集されていることが多く、新卒で秘書として採用されることは滅多にありません。秘書の仕事は英語やパソコンなどの業務スキルに加え、多くの人と関わるためコミュニケーション能力やビジネスマナーなども求められ総合的に高い能力が必要となります。そのため、社会経験に乏しい新卒者が採用されることはかなり難しくなっています。

能力が認められ秘書に抜擢されるケースも

新卒時は別の職種で入社しても、入社後に適性が認められれ秘書に配置転換されるというケースもあります。まずは業務経験を積みながら、秘書として求められるスキルや知識を身につけていくのも秘書になる一つの手です。また、上司との面談の際にはしっかりと「将来秘書として活躍したい」という希望を伝えておくことも大切です。

転職によるキャリアチェンジ

社会人経験者を対象に秘書の求人が出されていることもありますので、求人情報をこまめにチェックしましょう。キャリア採用では経験者のみを募集対象としている企業もありますが、未経験者の採用を行なっている企業もあります。しかし、いくら経験が不要と言っても、基礎的なパソコンの操作スキルが身についていないなど完全なスキル不足の状態で内定を勝ち取るのはかなり厳しいと言えます。

未経験者であっても秘書として活躍できるスキルはあらかじめ身につけていなければなりません。学習を積むだけではなく、自分の力を証明するために資格を取ってアピールするのも良いでしょう。

また、秘書は会社にとどまらず多様な場面で活躍することができます。国会議員のサポートを行う議員秘書、病院のサポートを行う医療秘書、弁護士のサポートを行う弁護士秘書、研究者のサポートを行う学者秘書などがありますので、求人サイトのみならず公式サイトやSNSなどもこまめにチェックしていると求人情報に出会えることもあります。このような特定の分野に特化した秘書業務の場合は、専門的な知識を身につけていれば就職の際に有利に働くこともありますので法律や医療の勉強を行うのも良いでしょう。

求人の探し方

 

秘書の求人を見つけるには先ほども少しご紹介ましたが、公式サイトやSNS上で募集が出されていることもあるので気になる企業などがある場合はこまめにチェックを行い求人情報を見逃さないようにしましょう。

また、人材会社に登録すれば求人情報を紹介してもらえるだけでなく、専任のコンサルタントによる就職支援サービスを受けることもできます。秘書の求人情報はどこで得ることができるのか詳しく見ていきましょう。

求人サイト

求人サイトには多様な求人が掲載されています。通勤の途中や会社の休憩時間などちょっとした空き時間に求人を探すこともできて大変便利です。検索条件も必要に応じて変更ができるので、職種や勤務地、雇用形態など様々な条件で求人の絞り込みを行うことができます。

また、24時間いつでも応募することができるのも嬉しいポイントです。スカウトサービスという機能もあり、求人サイトに登録したあなたの経歴を見て企業が興味を持てば選考のオファーが届くこともあります。

転職エージェント

転職エージェントは人紹介サービスのことで、採用を行いたい企業から求人募集の依頼を受け企業のニーズにあった求職者を紹介するサービスのことです。求人を紹介してくれるだけでなく履歴書の添削や面接対策など就職が決まるまで手厚いサポートを行なってくれます。コンサルタントに指導してもらうことで、スキルが上がるだけでなく自分では気づくことができなかった自身の強みや弱みを知ることもできるでしょう。

一般には公開されていない非公開求人を取り扱っていることもあり、求人サイトでは知ることができない案件を紹介してもらえることもあります。また、募集企業の情報についても熟知しているため社風や働き方などで気になることがあればコンサルタントが全て教えてくれますので、不安を残さず選考に挑むことができます。人材会社によって得意とする業界は異なるため、自分にあった会社に登録して就職活動を進めていくことが大切です。秘書職のみを専門に取り扱っている会社もあり求人数も非常に豊富なので活用してみるのも良いでしょう。

人材派遣会社

人材派遣会社も転職エージェント同様に求人を紹介してくれるサービスを行なっていますが、紹介する求人は雇用形態が派遣社員のみとなります。そのため、紹介された企業から内定をもらった場合は、企業に直接雇用されるのではなく人材派遣会社に雇用されることになります。

就業後も円滑に業務を行えるよう、担当コーディネーターが仕事の状況確認や相談にのってくれるので安心です。また、紹介予定派遣型の求人であれば将来正社員として雇用される可能性もあります。紹介予定派遣は直接雇用を前提とした採用となっており、一定期間派遣社員で働いた後採用企業と求職者双方の同意が得られれれば直接雇用に切り替えるというものです。社員として働きたいけど、スキル不足で社員採用ではなかなか内定がもらえないという方は紹介予定派遣を利用して社員を目指してみるのも良いでしょう。

秘書の求人動向

業界を問わず活躍することができる秘書ですが特に求人が多いのはメーカーや商社、IT、WEB関連企業となっています。安定した基盤で成長を続けるメーカや商社に加え、近年急成長を遂げ毎日の生活に欠かすことができないサービスを提供しているITやWEB関連企業でも秘書の需要は高まっているようです。また、グローバル化の影響により海外進出や海外との取引の増大により業界を問わず、英語でコミュニケーションを行うことができる人物の需要も高まっています。

秘書のお給料

仕事をする上で気になるお給料についてもご紹介しましょう。秘書は専門性の高い仕事で給与水準は他の業種に比べて高めに設定されています。

正社員の場合

未経験者の方は300万円前後、経験者で社長付き秘書など重役につくことができれば500~600万円の収入を得ることもできます。また、一般的に日系企業に比べて外資系企業の方が給与水準は高くなっており重役につくことができれば800万円~1000万円以上の高収入を手にする人もいます。

派遣社員の場合

派遣社員の給与についてもご紹介しましょう。派遣社員の給与は派遣先の会社によって開きはありますが未経験の方は時給1000円~1500円程度、経験者の方は 保有しているスキルや経験を考慮しさらに高い給与を得ることができる場合もあります。英語が堪能で通訳や翻訳業務も支障なく行える場合は時給2000円以上で採用されることもあります。

雇用形態に関わらず、高いスキルの保有者や秘書としての経験を積んだ方の給与水準は高く設定されています。秘書は自分の努力次第でかなりの高収入を得ることもできる職業となっています。

秘書に向いている人物

秘書は上司がスムーズに仕事行えるようにあらゆる面でサポートを行います。

コミュニケーション能力が高い

秘書の仕事を行う上で、他者とのコミュニケーションは欠かせません。秘書は上司のスケジュール調整や来客対応など社内外の人とやりとりを行う機会が多々あります。上司が外出している際や手が話さない時には上司の代理として応対を行う必要があるため、情報共有を行わなければ大きなミスにつながることもあります。上司の意向に沿ったサポートを行うためには毎日しっかりとコミュニケーションをとり意志の疎通を図ることが大切です。

几帳面

秘書の仕事には緻密な作業を要するものが沢山あります。スケジュール管理、資料作成、身の回りの整理整頓など、大雑把に仕事をこなしミスが発生してしまうと会社の利益に大きな影響を与えてしまうこともあるので正確に仕事をこなせる几帳面さが求められます。

柔軟性がある

スケジュール管理は秘書の重要な仕事の一つです。しかし、事前にどれだけ綿密に調整を行ってスケジュールを組んだとしても、急な会議や接待が入り予定が崩れることは珍しくありません。突発的な案件が舞い込んだ際も慌てることなく瞬時に予定を組み直し、上司の仕事に影響が出ないように対処していく必要があります。状況に応じた適切な判断が秘書を行う上では必要となってきます。

察知能力が高い

サポートを行う上司のタイプも様々で行う仕事に対して細かく指示を与える人もいれば、大雑把な表現で指示を行う人もいます。どんな相手に対しても、意図をしっかりと汲み取ってニーズに沿った仕事を行わなければいけません。

立ち居振る舞いが美しい人

来客対応や会議への動向など社外の人と接する機会も多く、秘書の対応が上司や会社の印象に影響を与えることも少なくありません。相手に良い印象を持ってもらえるように、表情や言葉遣い、身だしなみに気をつかい、どんな場面でもそつなく立ち回らなければなりません。

気配りができる人

上司は日々様々な業務に追われているため、少しでも効率よく業務を進めることができるよう指示を待つだけではなく一手先を読んで行動することも大切です。出張が控えている際は必要となるものを事前に準備しておいたり、会議の際に必要となる資料をまとめておくなど細かな気配りが必要となります。

秘書として活躍するのはスキルや経験が大事

秘書は上司が仕事を円滑に行えるように様々な形でサポートを行っていく必要があります。サポートと一言で言っても業務範囲は非常に広く、電話やメール対応、来客対応、スケジュール管理など様々な業務に携わるため、事務処理能力やビジネスマナーなど多様なスキルが求められます。高い総合力が求めれるため、学生を卒業したばかりの新卒から秘書として活躍することは難しく社会人として経験を積んだ人物の需要が高くなっています。

未経験の方でも業務上必要となるパソコンスキルや語学力を身につけていれば、就職の際に有利に働くこともありますので勉強は欠かさず行いましょう。秘書は専門性が高くスキルや経験が生きる仕事です。秘書としての経験を積めば、派遣社員から正社員へ、秘書職から異分野の秘書職へキャリアチェンジなど活躍の場を広げることができます。