幹部や上司のサポートを行う秘書とは、具体的にどのような仕事を行う職業なのかご存知ですか。業務内容は非常に多岐に渡る上どの分野に就くかによって働き方は大きく異なります。今回は気になる秘書の業務内容から、華やな秘書の世界で働くやりがいや苦労、将来目指せるキャリアプランまで詳しく紹介していきます。

秘書の主な業務内容

上司が円滑に仕事を進めることができるようサポートを行うのが秘書の仕事です。サポートと一口に言っても、その仕事は非常に多岐に渡ります。具体的にどのような業務を行うのか詳しく見ていきましょう。

電話、メール対応

毎日のように膨大に届く上司宛の電話やメールの応対や取次を行います。全ての電話やメールを取り次ぐのではなく、重要な連絡だけを取り次ぎ、必要があれば代理で応対を行うなど上司が効率よく業務を進めることができる対応が求められます。

来客対応

来客者の応対も重要な仕事の一つです。秘書の応対態度が、会社や上司の印象にもつながりますので言葉遣いやマナーには細心の注意を払いましょう。応接室まで案内しお茶を出すまでが一般的な仕事ですが、その場に同席して上司のサポートを任されることもあります。

スケジュール管理

上司の予定をしっかりと把握し、スムーズに仕事が行えるようスケジュールを組んでいきます。社内外の人と綿密に連絡を取って接待や会議などの予定調整を行います。また、出張の予定が入った際は宿泊施設や旅券の手配も必要となります。

文書作成

会議や商談のための資料作成やお礼状など多岐にわたる文書の作成を行います。一から作成を行うこともあれば、上司が作成した文書の手直しを任されることもあります。

環境整備

上司が仕事に専念できるよう、整理整頓や備品の管理を行なったり、必要な文書をすぐに取り出せるようファイリングを行うなど身の回りの環境整備を行います。

秘書の種類

秘書には「グループ秘書」と「個人秘書」という2つの働き方があります。同じ秘書でも働き方や求めれるスキルは異なりますので、「個人秘書」と「グループ秘書」の特徴をしっかり把握しておきましょう。

グループ秘書

グループ秘書は1人の上司に対してグループを組んで複数人でサポートを行います。企業でよく用いられる採用パターンとなっており、入社後は秘書課や秘書室に配属されます。特に規模が大きい会社では秘書の業務量が膨大になり、1人で全ての業務をこなすことができないためグループを組んで秘書業務を行うようになっています。

個人秘書

個人秘書は個人で上司を専任サポートします。法律事務所や大学教授、議員などで個人秘書は採用されており、秘書としてのスキルに加え担当分野の専門的な知識も必要となります。自分1人で全ての業務を行わなければいけないため高いスキルが備わっていることはもちろん、上司と密にコミュニケーションを取る力も大切になります。上司のスケジュールに合わせて働く必要があるため、不規則な勤務や休日出勤が発生する可能性もあります。

秘書のキャリアプラン

秘書が活躍できる分野は非常に幅広く、秘書として業務経験を積めば活動の幅をさらに広げることもできます。秘書としてどのようなキャリアプランを描くことができるのか、詳しく見ていきましょう。

役員秘書

企業において社長や幹部のサポートを行う秘書のことを指します。企業で秘書の募集が行われている場合は役員秘書として採用されるのが一般的となっています。秘書課や秘書室に配属され、グループで業務を行なっていきます。業務内容は電話やメール、来客などの外部対応、会議のための資料作成、スケジュール管理、必要に応じて株主総会や会社のパーティなどの会場手配や準備業務を任されることもあります。

議員秘書

国会議員のサポートを行う議員秘書は「私設秘書」「公設秘書」「政策担当秘書」の3つに分類されています。公設秘書と政策担当秘書は公費で雇用されるため、国家公務委員として扱われます。公設秘書は政策担当秘書、第一秘書、第二秘書と3人まで雇用することができます。

政策担当秘書は誰でもなれるわけではなく、年に1回行われる国会議員政策担当秘書試験に合格し資格を取るか、公設秘書とて一定期間勤務を行うなど必要条件を満たす必要があります。

私設秘書は議員個人が必要に応じて雇うことができる秘書で、私費で費用されるため公設秘書や政策担当秘書とは違い国家公務員とはなりません。採用人数や雇用形態は議員事務所によって異なり、多いところでは10人以上の私設秘書をやっとっている議員もいます。

弁護士秘書

弁護士のサポートを行う秘書で、弁護士事務所で働くことになります。業務内容は弁護士事務所によって異なり、秘書としての事務処理業務だけを任されることもあれば法律に関わる業務を担当することもあります。比較的大きな事務所では弁護士秘書は事務処理業務だけを行い、法律に関する業務は知識が備わったリーガルアシスタントにより行われることが多くなっています。

医療秘書

医療事業に携わる人のサポートを行うのが医療秘書です。病院に雇われることもあれば院長など個人に雇われることもあり、医師の手術スケジュールの管理や学会準備などのサポートを行います。応募の際に資格が必要となるわけではありませんが、医療秘書検定という試験も実施されていますので勉強も兼ねて受験してみるのも良いでしょう。

芸術家秘書

デザイン事務所など芸術関係の分野においても秘書が求められることがあります。上司がクリエイティブ事業に専念できるように、事務処理業務から経理業務まで事務所全体のサポートを任されることもあります。

学者秘書

大学教授など研究者のサポートを行うのが学者秘書です。通常の電話対応や資料作成などの事務処理業務に加え、研究の助手や研究成果を発表する学会の準備、研究アシスタントの公募活動、研究データの処理など学術分野に特化した仕事も行います。

秘書のやりがい

秘書は上司と近い立場で仕事を行うため、頑張りに対して直接感謝の言葉をもらう機会が多々あります。上司だけではなく社内外の多くの人と関わる機会も多いため、会社の仲間や取引相手など多くの人から感謝の言葉をもらうこともあります。

仕事のみならずパーティーなどへの同席を求められることもあり、多くの人と交流を持つことができるのでコミュニケーション能力やマナーも自然と向上していきます。

また、会社のトップの人物や政治家、弁護士など要職者の下で仕事を行うため、普段は会うことがないような大物に出会えるチャンスもあります。秘書としての経験を積めば、役員秘書や議員秘書、医療秘書など様々な道を目指すこともでき多様な分野で力を発揮することができるのもやりがいの一つです。

仕事において苦労すること

秘書の仕事はやりがいも大きいですが、苦労を強いられることもあります。秘書の業務は非常に幅広くなっており先ほどご紹介した業務に加えて、必要に応じて接待の調整や会議や商談で役立つ情報の収集など多岐にわたる仕事をこなさなければいけません。来客や電話があれば手を止めて対応にあたる必要があり、必ずしも自分のペースで仕事を進めていくことができるとは限りません。

スケジュール管理をしっかりと行い、テキパキと業務をこなしていかなければいけません。上司のスケジュールに合わせて勤務を行うため、時には早朝や深夜までの勤務を行わなければいけないこともあれば、急な来客や会食が入りプライベートの予定が崩れることもあります。また、秘書は上司と常に行動を共にして仕事を行うため上司との相性が合わなければ、毎日の仕事を苦痛に感じてしまうこともあるでしょう。

男性でも秘書になれる?

秘書は女性の職業というイメージも強いですが、男性でも秘書になることは可能です。秘書全体で見ると女性の方が割合は多いですが、議員秘書など特定の分野においては男性秘書の割合が高くなっています。

また、日本の企業では秘書は上司のサポート役という位置付けで考えられることが多いですが、外資系企業ではサポート業務だけでなく知識やスキルを生かして積極的に仕事に携わって行く力も求めらており、目上の人にもしっかりと意見を言える男性秘書を積極的に採用しているケースもあります。秘書は男女問わずに活躍できる職業なので、興味のある方はぜひチャレンジしてみてください。

出産後の働き方

女性の方は出産を経ても、秘書として働くことができるのか気にしている方も多いのではないでしょうか。秘書の仕事も他の職種と同様に産休や育休制度を取得することも可能です。

特に、グループ秘書として働いている場合は、1人が抜けても他の秘書同士で業務をカバーし合うことができるため復帰がしやすい傾向にあります。また、子育て仕事を両立するために時短勤務などを行いたい場合も、会社によっては認めてくれることもありますのでまずは相談してみると良いでしょう。

個人秘書となると話は別で、あなたが産休に入ってしまうと秘書業務をカバーできる人物がいないため新たに秘書として活躍できる人を採用しなければなりません。あなたの復帰を待って契約社員や派遣社員を一時的に雇う場合もありますが正社員として新たに採用を行う場合もありますので、出産後の対応について事前に確認しておくことをお勧めします。

まとめ:秘書は多様な分野で活躍できる

秘書の業務は非常に幅広く、電話やメール、来客の対応、スケジュール管理、文書作成など様々な面で上司のサポートを行う必要があります。社内外の多くの人と関わりながら仕事を進めて行くため、コミュニケーション能力やビジネスマーも自然と向上していき経験を積んでスキルをあげれば異なる分野で秘書として活躍することもできます。

会社のみならず秘書として働ける場所はたくさんあり、議員秘書や弁護士秘書、医療秘書、学者秘書など専門分野に特化した働き方を選択することもできます。秘書は幅広いジャンルで多くの経験を積むことができる非常にやりがいの大きい仕事です。