秘書を目指す上で、英語のスキルがどの程度求められるのか気にしている方も多いのではないでしょうか。求人の中にはTOEICスコア何点以上と明確に記されていることもありますが、秘書には必ずしも高い英語力が必要というわけではありません。今回は、秘書に求められる英語のレベルから、英語力があれば目指すことのできるキャリアまで幅広くご紹介します。

秘書には英語力が必要?

秘書になるには英語力が必須というイメージをお持ちの方もいらっしゃるかもしれませんが、必ずしも英語力が求められるわけではありません。しかし、英語力を兼ね備えていれば業務の幅が広がることもありますし、キャリアップを目指す上でも武器となりますので身につけておいて損はないでしょう。また、秘書という仕事柄入社後突如として英語力が求められるようになる可能性もゼロではありません。

秘書は上司や役員のサポート役として取引先企業と電話やメールで連絡を行なったり、出張の手配を行なったりと日々様々な形で社外対応にあたります。グローバル化が進んでいる昨今、新規に海外の企業と取引が発生することも珍しくはなく英語でコミュニケーションを行う場面に直面する可能性があるということは頭に入れておいた方が良いでしょう。

求められる英語レベル

秘書に求められる英語のレベルに決まった基準があるわけではありません。なぜなら、会社によって英語を使用する頻度が異なるからです。外資系企業では英語でのコミュニケーションが日常的に行われるため高い英語力が求められ、募集段階でTOEIC何点以上必須と明確に基準を表示しているケースもあります。

そもそも、秘書として働く上でどのような時に英語が必要となるかご存知ですか。秘書の仕事は多岐に渡るため、多様な場面で英語が必要となります。

  • 電話やメールでの連絡
  • 資料の作成
  • 取引先企業との交渉
  • 来客対応
  • 通訳、翻訳業務

上記は一例であり会社によって業務の幅は異なりますが、多様なシーンで英語力が求められることがわかります。

目安となるレベル

外資系企業で求められる目安レベルはTOEIC800点程度です。英語を使ってスムーズにコミュニケーションをとることができる高いレベルが必要となります。日系企業で英語を使用した業務の頻度が少ない場合は、TOEIC400~600点が目安となります。また、上司が英語に長けているといったように英語の業務を任せられる人物がいる場合は、それほど高度なスキルは求められないこともあります。

しかし、気をつけなければいけないのはTOEICの点数はあくまでスキルを表す目安のひとつであり、英語を使いこなせなければ業務において苦労を強いられるということです。TOEICで高い点数を取ることだけを目指すのではなく、英語を使って問題なくコミュニケーションが取れることを目標に勉強を進めていくことが大切です。

英語力を生かせるキャリア

秘書と一括りに言っても役員秘書、医療秘書、議員秘書、政府高官秘書などその種類は多様で様々なキャリアを目指すことができます。英語力を身につけていれば、バイリンガルセクレタリーや外資系企業などさらに目指せるキャリアの幅は広がります。

バイリンガルセクレタリーとは

バイリンガルセクレタリーは2ヶ国語を操り業務を行う秘書のことで、近年はグローバル化が進んでいるため世界共通語である英語を話せる人物は国内国外問わず重要が高くなっています。上司がネイティブな英語を話す外国人となるケースや通訳業務を任されることも多く、流暢な英語でコミュニケーションを取れる高いスキルが求められます。

また、上司が外国人の場合はビジネスシーンでのサポートだけではなく、日常生活におけるサポートも必要となることが多くレストランの予約や行政手続きなど身の回りのお世話まで行わなければいけません。

バイリンガルセクレタリーの募集状況

バイリンガルセクレタリーの雇用形態は多様で正社員としての企業が直接募集を出していることもあれば、人材紹介会社を通じて派遣社員として募集を行っているケースもあります。時には非公開求人として募集されていることもありますので、転職サイトや転職エージェントも積極的に活用し求人情報を逃さないようにしましょう。

外資系企業と日系企業の違い

外資系企業は日系企業に比べて英語を使う頻度が異なるだけでなく、秘書としての業務にも違いがあるのご存知ですか。将来外資系企業で秘書として活躍したいと考えている方は、外資系企業と日系企業の働き方の違いについてしっかりと把握しておきましょう。

外資系企業での働き方

外資系企業で働く際はより主体的に業務を行うことが求められます。日系企業では「秘書=サポート役」という考えですが、外資系企業では「秘書=自分の右腕」という認識がもたれています。そのため、日々の業務を淡々とこなしたり与えられた仕事を行うだけではいけません。

指示を待つのではなく、上司がスムーズに仕事を行うために何をすれ良いのか先回りして考え行動を起こしていく必要があります。裁量が大きいのも特徴の一つで、時には上司の代理として交渉ごとなど大きな仕事を任されるケースもあります。

外資系企業で働くメリット

語学力を生かせる
英語のスキルを生かして仕事を行うことができます。また、日々業務の中で英語に触れるのでさらに語学力のスキルアップも見込めます。

年収が上がる
外資系企業は日系企業に比べて給与水準が高くなっています。また、年功序列ではなく完全実力主義で評価される傾向が強いため、力が認められれば大幅な年収アップを臨むことができます。年齢や性別に関係なく評価がなされるので、入社後すぐに昇給や昇進のチャンスを掴める可能性もあります。

ONとOFFのメリハリをつけて働ける
外資系企業はワークライフバランスを重んじて働く傾向にあり、過度な残業を強いられることはありません。有給休暇の消化率も高くなっているので、上司に気を使って有給の申請がしにくいということもないでしょう。プライベートの時間もしっかりと確保しながら、好きな仕事に打ち込むことができます。

外資系企業で働くデメリット

安定した雇用が保証されない

外資系企業は実力主義の傾向が非常に強くあります。結果を残せばスピード昇進や昇給も叶えることができる一方で、結果が出なければ減給の対象となることも珍しくなく最悪の場合は契約が切られることもあります。日系企業のように真面目に働いていればいつまでも雇用してもらえるという保証はなく、雇用の安定性は低くなっています。

福利厚生が充実していない

給与が高く設定されている反面、福利厚生は充実していません。資格取得援助や住宅、家賃のサポート等を望むことは難しいでしょう。また、外国では永年雇用という概念がなく、社員の入れ替わりも早いため退職金制度を採用していない企業も多くなっています。

外資系企業は実力で勝負したい人に最適な職場

ご覧いただいたように外資系企業と日系企業では大きく働く環境が異なります。同じ秘書という職業であっても日系企業ではサポート役に徹する働き方が求められる一方で、外資系企業では主体的に力を発揮する働き方が求められます。外資系企業の最大の特徴は「完全実力主義」であるということ。結果を出せば年齢性別関係なく大きな仕事を任されることもありますし大幅な昇給も可能です。

一方で、結果を残せなければ減給や時には解雇という厳しい現実を突きつけられることもあります。英語のスキルを生かして働きたいという思いだけで外資系企業への入社を決めてしまうと、イメージとのギャップに苦しむこともあるかもしれません。自分の力で勝負したいという強い意志を持っている方であれば、外資系企業でやりがいを感じながら働くことができるでしょう。

資格を取って英語力をアピールしよう

英語力を生かして働きたいという方は資格を取って、自分の実力をアピールしましょう。特に外資系企業では資格を持っている方のみを募集対象としているケースも多くなっています。

TOEIC

TOEICは英語力でのコミュニケーションレベルを判定するためのテストです。秘書の仕事ではこのTOEICスコアが重視されることも多く、応募資格としてTOEIC800点以上など規定が設けられていることも珍しくはありません。秘書を目指す方は必ず取得しておきたい資格の一つとなっています。

TOEICには5種類のテストが用意されていますが、最も広く利用されているのが英語のリスニング力と読解力を測るTOEIC Listening & Reading Testです。テストは全てマークシート方式となっており、リスニングテストは45分、リーディングテストは75分で行われます。先ほども少しご紹介しましたが外資系企業の募集ではTOEIC800点以上のスコア所有者を対象に募集を行なっていることが多くなっており、TOEICの満点が990点であることを考えると大変高い英語力が求められることがわかります。

ちなみにTOEICが発表している英語レベルの評価は下記の5段階となっています。

Aランク(860点以上)
英語で十分なコミュニケーションを行えるレベル

Bランク(730点以上)
英語でのコミュニケーションに問題はないが文法などの使い方の正確性が足りないレベル

Cランク(470点以上)
基本的な英会話は行えるが複雑な表現は身についていないレベル

Dランク(220点以上)
簡単な会話は行えるが一度で相手の話してることを理解するまでには至っておらず文法や語彙力も不足している

Eランク 
コミュニケーションを行えるレベルからは程遠く相手の話していることも正しく理解できていないレベル

TOEICで高い点数を取るためには、ただ闇雲に英語を勉強するだけではいけません。まずは、TOEICテストの傾向を把握し何を勉強するべきか把握することが大切です。公式問題集も販売されていますので、何度も解いて傾向を掴みましょう。問題を解いた上で苦手と感じる分野があれば、克服できるように勉強を重ねてください。語彙力が不足していると感じれば英単語をリスニング力が不足していると感じれば毎日リスニングのCDを聞くなど自分にあった勉強法で得点アップを目指しましょう。通勤などのわずかな隙間時間にも英語に触れて学習を積んでいくことが大切です。

テストは年に10回行われており、1月、3月、4月、5月、6月、7月、9月、10月、11月、12月に全国80都市で受験が可能です。秘書を目指す方は積極的に受験し、高得点を目指しましょう。

国際秘書検定

国際秘書検定は日本語と英語を駆使しグローバルな活躍ができる人材の育成を目的として、一般社団法人日本秘書協会が実施しています。転職や就職の際にアピールするためだけではなく、マナーや語学のスキルをさらに向上させようと実力アップを目指し受験する人も多くなっています。試験は2種類で、春と秋の年2回開催されるCBSプライマリー試験、年に1回秋に開催されるCBSファイナル試験が実施されています。

CBSプライマリー試験の試験時間は120分で、ビジネス実務とビジネス英語の試験が実施されます。ビジネス実務では秘書業務を行う上で必須となる、電話や来客応対、言葉使い

など基本的なマナーが問われます。ビジネス英語では会話や文書作成などビジネスシーンで使用される基礎的な英語についての問題が出されます。合格基準は70点以上となっており、両科目とも基準を満たさなければ合格とはなりません。合格すれば準CBS資格が与えられます。

CBSファイナル試験は準CBS資格取得者のみが受けることができる試験で、筆記試験と個人面接が行われます。筆記試験は秘書実務160分、経営管理90分、オフィス管理業務90分、個人面接は英語で行われ約10分間実施されます。受験初年度は全科目の受験が必須となりますが次年度からは不合格科目のみを受験することができます。4年間で全ての科目に合格する必要があり、合格に至らなかった時は再度全ての科目を受験しなければいけません。合格には70%以上の得点が必要で、合格するとCBS資格が与えられます。

英語のスキルがあればキャリアが広がる

秘書として活躍する上で必ずしも英語力が必要なわけではありません。しかし、英語力を身につけておけば通常の秘書業務のみならず通訳や翻訳業務など業務の幅を広げることもできる上、外資系企業への就職など目指せるキャリアの幅も広がります。TOEICや国際秘書検定試験といった資格を取得しておけば、スキルのアピールにもつながります。活躍の場を広げることができる英語力を身につけ、秘書として更なるステップアップを目指してみてはいかがでしょうか。