重要な連絡を逃さず効率よく仕事を進めることができる電話代行サービス。電話応対だけではなくスケジュール管理などにも対応している会社もあり、幅広いサービスが展開されています。今回は、お得で便利な電話代行サービスの導入メリットから会社選定のポイント、おすすめサービス会社まで詳しくご紹介していきます。

電話代行サービスとは?

電話代行サービスとは、会社宛にかかってきた電話を依頼者に代わって専属のオペレーターが対応してくれるサービスです。外出時や会議中など電話に出ることができない時でも応対してもらえることができるので、大事な連絡を逃すことがなく大変便利です。

また、電話秘書サービスと呼ばれることもあり、電話代行業務に加えスケジュール管理など秘書業務にも対応している会社もあります。

電話代行サービスを利用するメリット

電話代行サービスを利用すれば、電話応対に時間を取られることなく業務に集中することができますし、いつでもスムーズに連絡が取れるので対応が遅れて大切な顧客の気分を害することもありません。電話代行サービスを利用することでどのようなメリットを得られるのか、さらに詳しくご紹介します。

顧客からの信頼を得ることができる

会社には日々様々な電話がかかってきます。取引先からの業務連絡、新規ビジネスの連絡、お客様からの問い合わせ、どれも会社の利益に関わってくる大事な電話です。電話をかけたのに留守電に接続されたり、圏外で繋がらないとなるとスムーズにコミュニケーションをとることができず、時には顧客に不信感を与えてしまうこともあります。電話代行サービスを利用すれば、いつでも迅速な対応を行うことが可能となるため顧客が安心して連絡を行うことができ自社の信頼を得ることにもつながります。

仕事に集中できる

電話はいつかかってくるのか予測ができないものです。大切な商談中に電話がかかってきてしまうと商談相手に迷惑をかけることになりますし、電話がかかってくる度に業務の手を止めていると仕事をスムーズに行うことができません。電話代行サービスを利用すれば、電話応対は全て代行スタッフに任せることができ目の前の仕事に集中して取り組むことが可能です。また、電話の要件については都度報告してもらうことができ、通常の連絡はメールで、緊急の連絡は内線のように即転送などニーズに沿った形で連絡をもらうことができるので安心して仕事を行うことができます。

コスト削減

電話応対を行なってもらうためのスタッフを自社で雇用するためには、求人広告費から毎月の給料、社会保険料を支払う必要があり膨大な費用がかかることになります。さらに、お金をかけて雇用を行なったとしても短期間で退職されてしまうと、また一から採用活動を行う必要がありさらに費用がかさんでしまいます。電話代行サービスは安定して契約を行うことができますし、月額料金も10,000円ほどと低額なプランも用意されていますので大幅にコストを削減することが可能です。

電話代行サービス会社の選定ポイント

契約会社を選ぶ際は自社のニーズを満たしてくれるサービスが提供されているのかしっかりと確認を行いましょう。また、大切な顧客との連絡を任せるため丁寧な対応で質の高いサービスを提供してくれる会社を選ぶのも大事なポイントです。

自社にあったサービスが提供されている

電話代行サービスと一言で言っても、各会社によって提供されるサービスの内容は異なります。通常の顧客対応からクレーム対応まで一貫して請け負ってくれるプランや通信販売の窓口を担うプラン、英語で対応を行なってくれるプランなど多様なサービスが提供されているので、自社の目的に沿ったサービスが提供されているのかしっかりと確認した上で契約を行う会社を選定しましょう。

「安さ」よりも「サービスの質」を重視する

サービスを選ぶ上で格安の料金プランが提供されていることは大きな魅力ですが、安さだけで契約会社を決めてしまうのは大変危険です。会社によって料金プランに多少の差額が生まれるのは当然ですが、著しく低額な場合は少し疑ってかかった方が良いでしょう。格安な料金でサービスを提供するためには人件費を抑える必要があるため、少数のスタッフで対応が行われていたり教育体制が行き届いていない場合もあります。電話の応対態度が悪ければ顧客を怒らせ会社に不利益をもたらすこともありますので、料金だけではなくスタッフの質を重視して契約を行いましょう。無料のトライアル期間を実施している会社もありますので契約前に利用してみるのも良いですし、サービスに自身のある会社は返金保証制度を設けていることも多いので保証制度の有無を確認してみるのも良いでしょう。

電話代行サービスとの契約時の注意点

契約を行う際は自社が必要としているサービスと料金プランの内訳、この2点をしっかりと確認しておきましょう。確認を怠ると不必要なサービスを契約してしまったり、追加オプションが必要となり思わぬ出費を強いられてしまうこともあります。

必要なサービスを精査する

電話代行サービスでは様々な料金プランが用意されています。自社のニーズに沿ったプランをしっかりと提案してくれる会社ももちろんありますが、高額なプランやオプションサービスを発注させるために巧みなセールストークで営業を行う会社も存在します。何のために電話代行サービスを利用するのか目的を明確にしておくことで営業の言葉にのせられて不必要なサービスを契約する心配もなく、適切なプランを選択することができます。

料金プランの内訳を確認する

電話代行サービスでは基本料金プランに加えて、さらに追加料金を伴うオプションサービスが用意されています。基本料金プランが格安で一見お得に見えても、サービス内訳を確認すると自社に必要なサービスが少なく追加オプションの発注が必要となる場合があります。オプションサービスを利用することで想定以上の費用がかかることもありますので、料金プランの内訳はしっかりと確認し損をしない選択を行いましょう。

おすすめ電話代行サービス・会社4選

数ある電話代行サービス会社の中でも質の高さが評価され契約実績も豊富な、厳選の3社をご紹介します。サービスの導入を検討されている方はぜひ参考にしてください。

nene

https://ne-ne.net/

neneは

  • ホテルの予約旅券の検索・手配
  • 飲食店予約
  • 電話代行
  • リサーチプレゼント探し

などを対応してくれるオンライン秘書サービスです。LINEで簡単に依頼できます。

経営者中心に利用されており、個人向けサービスとなっています。「飲食店の電話面倒だ」「カスタマーサポートに繋がる時間長いものは嫌」という方におすすめです。

CUBE電話代行サービス

https://www.cube108.jp/

1948年創業の老舗の電話代行サービス会社で、質の高いサービスが評価され継続率は98.8%と非常に高い数字を記録しています。代行サービスを行うスタッフは社内教育と外部セミナーでしっかりと指導されているので、大切な取引先やお客様への応対も安心して任せることができます。プランも非常に多彩で、通常時の対応に最適な標準プラン、ECサイトの運用に特化したネットショップ受付代行、通信販売の窓口業務を担う受注代行、海外からの電話にも応対できる英語プランなどが用意されています。

連絡内容はすぐに電話やメールにて知らせてもらうことができますし、必要であれば代行スタッフが応答後すぐに転送を行い引き続き通話を行うことも可能となっています。1ヶ月のサービス保証制度があり、サービスに不満がある場合は契約から1ヶ月以内に申し出れば初期登録料、会費、保証金を全額返金してもらうことができるので安心して利用を開始できます。

テレコメディア

https://www.telecomedia.co.jp/

テレコメディアは自社のサービスを電話秘書サービスと称しているように、電話代行だけではなく秘書業務にも対応しています。面接予約などの予約受付やスケジュール管理、資料請求受付などのサービスを受けることもできます。電話代行業務においては、お客様に不快感を与えないように3コール以内での通話を徹底し迅速な対応が行われています。

また、オペレーター同士の間隔を離して他のオペレーターの声が入るのを防ぐなど、気配りも行き届いています。セキュリティ対策にも力をいれていて、部外者の侵入を防ぐためにオフィス内はオートロックを導入し入退室は扉暗証番号を用いて管理されている上、プライバシーマークやISMSも取得しておりセキュリティの高さは折り紙つきです。セキュリティ研修を受けて教育されたスタッフに業務を担当してもらえるので安心して仕事を任せることができます。

ビジネスアシスト

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ビジネスアシストは創業19年で契約社数7,500社以上の実績を残している電話代行・電話秘書サービスの提供会社です。大切なお客様との応対において失礼がないように、全社員を正社員として採用し240時間と長時間の研修を設けて徹底的に教育を行なっています。社員は全員秘書検定を保有しておりマナーやスキルもしっかりと身についているので、安心して業務を依頼することができます。通常の企業に向けたプランだけではなく、専門分野に特化したプランも提供されており弁護士・法律事務所/税理士・会計事務所/司法書士・行政書士/社労士事務所/弁理士・特許事務所/保険代理店向けのサービスが用意されています。

応対内容の報告方法には業界初となるLINEも取り入れてられており、さらに便利に電話代行サービスが利用できるようになっています。その他、ChatWorkやslackなどのビジネス連絡ツールでの報告にも対応しています。1ヶ月間の返金保証サービスが実施されており、サービスに満足できない場合は料金を全額返済してもらうことができるので気軽に利用することができます。

お得で便利な電話代行サービスを活用しよう

業務を行う上で顧客との電話連絡は欠かすことができません。しかし、毎日何本もかかってくる電話に都度対応していては仕事に集中することができませんし、営業中や商談中など電話に出ることができないこともあります。電話代行サービスを利用すれば、重要な連絡を逃すこともありませんし、電話に応対する手間が省け効率よく仕事を行うことができます。

さらに、社員を1人雇うよりも手頃な金額で利用できるのでコストの削減にもつながります。サービスの提供会社によっては電話秘書サービスと称し、スケジュール管理や面接の予約管理など秘書業務にも対応してるプランも用意されていますので、必要に応じて活用すればさらなる業務の効率アップを行うことも可能です。仕事を円滑に行うために、お得で便利な電話代行サービスを導入してみてはいかがでしょうか。