社外対応やスケージュル管理など様々なサポートをおこなってくれる秘書は、業務を円滑に行っていく上で非常に大きな役割を担います。しかし、秘書を雇うとなるとそれなりの時間や費用が必要となり、秘書を雇いたくても雇う余裕がないという企業もあるのではないでしょうか。

今回は、低コストで業務のサポートを行ってもらうことができる便利なオンライン秘書サービスをご紹介します。おすすめのオンライン秘書サービスもご紹介しますので、自社に合ったサービスを探してみてください。

オンライン秘書とは?

オンライン秘書とは文書の作成やスケジュール管理、クリエイティブ業務、経理業務など多様な業務をオンライン上で行ってくれる大変便利なサービスです。通常、1企業に対してチームを組んで分担して仕事を行うため、一度に複数の業務依頼を行なってもしっかりと対応してもらうことが可能です。契約期間については多様なプランが用意されているので、仕事量に応じて必要な期間だけ業務依頼を出すことができます。

オンライン秘書を活用するメリット

オンライン秘書は一般的な秘書の仕事の範囲を超えた幅広い業務に対応しており、WEB制作や経理業務など専門的な仕事も依頼することができます。また、依頼を出してからサービスを開始までに時間を要することがないので、必要に応じて人材をすぐに確保することができ大変便利です。オンライン秘書を活用するメリットについて、さらに詳しく見ていきましょう。

幅広い業務に対応

先ほどご紹介したようにオンライン秘書の対応業務は非常に多岐に渡ります。通常、秘書業務から経理や人事業務など全てをこなしてもらうためには、それぞれの業務に特化した人材を見つけてくる必要があります。オンライン秘書サービスでは依頼者の要望を満たすために専門スキルを持った人材がチームを組んで業務を行うため、分野の異なる業務を依頼を出しても即対応してもらうことができるので非常に便利です。

コストと時間を削減できる

秘書を直接雇用するとなると、採用担当会社と打ち合わせを行った上で求人広告を掲載し面接を行う必要があります。さらに、採用者が一人前に業務を行えるようにるまでしっかりと育成を行なわなければいけないため、自社で活躍してもらうまでにはかなりの時間と費用を要することになります。その点オンライン秘書は、依頼を出すだけですぐに仕事に対応してもらうことができるため、通常採用や育成にかかはずのコストと時間を大幅に削減することができます。

業務量に応じて契約できる

オンライン秘書の契約は一般的に月単位で行うことができるため、業務量に応じて必要な時だけ仕事を依頼することが可能です。また、最短で即日からサービスを受けることができる会社もありますので、急な仕事が舞い込んで人手が欲しいと行った緊急の依頼にも対応してもらうことができます。

オンライン秘書活用の注意点

オンライン秘書とは顔の見えないオンライン上でしかやり取りを行うことができないため、綿密なコミュニケーションを取るのが難しく正しく情報の共有が行われないこともあります。また、大切な仕事を任せる担当者のスキルを直接確認することができないまま業務を依頼することになります。オンライン秘書の活用はデメリットもあるということをしっかりと頭に入れておきましょう。

依頼業務に制限がある

オンライン秘書で提供されるサービスはオンライン上で行えるサポートが中心となっていますので出社を伴うオフィス業務は原則として依頼することができません。一部の会社ではオフライン業務にも対応していますが、対応していないことの方が多いのでサービス内容は事前にしっかりと確認しておきましょう。

意志の疎通が上手くいかないことも

全てのやり取りをオンライン上で行い対面でコミュニケーションをとることができないため、相手に正しく意図が伝わっているのか判断が難しい場合があります。上手く依頼内容を伝えることができなければ認識のズレが生じてしまい、希望とは異なる結果に終わってしまうこともあります。

スキルの判断が難しい

オンライン秘書に業務を行なってもらう場合は、担当者と直接対面をすることがないまま仕事を依頼することになります。業務を担当することができるスキルを保有していると言っても、個人個人によって大なり小なりレベルに開きがあるのは当然のことです。面接のように担当者のスキルを自分自身の目で見て確認する場がないので、どの程度のクオリティーで仕事をしてもらうことができるのか判断がしづらいこともあります。

オンライン秘書を導入する際のポイント

オンライン秘書を有効的に活用するために、押さえておきたいポイントをご紹介します。後に後悔することがないように、サービスを利用する前にしっかりとポイントを確認しておきましょう。

トライアルプランの活用

契約前に実際のサービス内容を体験できるよう、無料のトライアル期間を設けている会社もあります。即決で決めてしまうのではなく、まずはトライアル期間を活用してサービスの質や担当者の対応に不足がないのかしっかりと確認しましょう。必要であれば複数の会社のトライアル期間を活用し、サービスの比較検討を行うのも良いでしょう。

業務内容を詳細に伝える

オンライン上でしかコミュニケーションを取ることができないため、通常よりも意志の疎通を図るのに苦労することがあります。期待通りの成果を上げてもらうためには、業務内容を詳細に伝え依頼内容を正しく理解してもらうことが大切になります。また、情報漏洩を防ぐという観点から、機密文書など重要な情報が含まれるものの取り扱いが発生する仕事については外部に依頼することが本当に適正であるのかしっかりと検討することも大切です。

対応サービスを確認

オンライン秘書には経理やマーケティング、SNS運用、WEB制作など多様な仕事を行なってもらうことができますが、対応できる業務は各会社によって異なります。どのような仕事を依頼したいのか事前にしっかりと洗い出した上で、ニーズを満たしてくれる会社を選定して依頼を出しましょう。

おすすめオンライン秘書サービス6選

オンライン秘書サービスと一言で言っても、対応業務や料金プランなど各社によってサービス内容は異なります。今回は5社のサービスの特徴をまとめましたので、会社を選定する際に参考にしてください。

nene

https://ne-ne.net/

neneはホテルの予約旅券の検索・手配飲食店予約電話代行リサーチプレゼント探しなどを対応してくれるオンライン秘書サービスです。

業界の中でも料金が安く、予算があまりない経営者にもおすすめです。

Genny

https://genny.jp/

契約期間内にどれだけ依頼を行なっても料金が割り増しされることはなく、月最大200時間まで依頼を行うことができるサポート時間の多さが魅力の一つとなっています。最短即日でサービスを利用開始することができ、急な依頼にも対応可能となっています。担当スタッフは全員Genny専用の秘書研修を受けており、サービスの質は保証されています。

セキュリティ対策も万全で、通信は全て暗号化されており、さらにスタッフの所持品はロッカーで管理し人為的な情報流出も起こらないように対策がされています。

CasterBiz

https://cast-er.com/

秘書業務から人事、経理、WEBサイト運用まで幅広いサポートに対応しています。また、オンライン秘書サービスでは非常に珍しくオフライン業務にも対応しており、ファイリングや書類の郵送、オフィスの清掃なども依頼することができます。

CasterBizでの秘書の採用倍率は「1/100」となっており、全国から選び抜かれた優秀な人材にサポートを行ってもらうことができます。500社以上の導入実績を誇っており、サービスの質は折り紙つきです。

Kaori-san

http://www.meetkaori.com/ja/

Kaori-sanのアシスタントは日本のみならず中国、韓国、アメリカにも在籍しているので、国際業務のサポートを行ってもらうことも可能です。毎月、新しい国を追加してサポート範囲の幅を広げています。

依頼件数によって料金が設定されており、ビジネス秘書プランでは最安値14,995円からプランが用意されており、お手頃な価格でサービスを利用することができます。また、30日間の返金保証がついており、サービスに不満がある場合はプラン購入から1ヶ月以内に連絡すれば返金に応じてもらうことができます。

HELP YOU

トップ

依頼内容に応じて専門スキルを有する特別チームを編成し、依頼主に寄り添ったサポートを行うのがHELP YOUの特徴です。経理、人事、採用、営業サポート、ECサイト・メディア運用と幅広い業務に対応しており、採用率1%の難関な選考を突破した高いスキルを持つ人材にサポートを行ってもらうことができます。

定期的にヒアリングが実施されており、問題点を抱えたまま業務が進行していく心配はありません。顧客満足度も非常に高く、継続利用率は97%以上となっています。

Asqme

全てのプランにおいて日本語と英語での業務に対応しており、グローバル展開を行なっている企業には嬉しい通訳や翻訳業務も依頼することもできます。その他にも、資料作成やデータ入力・集計・分析、リサーチ業務などのサービス提供が行われています。

料金プランは依頼件数に応じて選べる3つのプランが用意されている他、要望に合わせて個別見積もりを行うカスタマイズプランも利用することができます。サービスの対応時間は11:00~22:00までと遅い時間帯でもオンライン秘書を活用することができます。

オンライン秘書を活用し業務を効率化しよう

仕事を効率よく行うためには業務のサポートを行ってくれる秘書の存在は欠かすことができません。しかし、一人前の秘書を採用し育成するとなると膨大な時間と費用がかかってしまいます。その点、オンライン秘書サービスは依頼を出してから短期間でサービスを受けることができるので非常に便利ですし、契約期間も自由に選ぶことができるので繁忙期だけサポートをお願いするなど仕事量に応じて使い分けを行うことも可能です。

通常の秘書業務のみならず経理や人事、WEB運営など専門的知識を要する幅広い業務に対応しているのも嬉しいポイントです。会社によって提供サービスや料金プランは異なりますので、自社にあったオンライン秘書サービスを選択し業務を効率的に行いましょう。